Um aluno é cadastrado uma vez só. Desde a matrícula ele já fica com o plano, a faixa e a primeira mensalidade, e recebe as boas-vindas com o link do portal dele.
Onde: menu → Matricular (ou + Adicionar aluno em Alunos)
Matricular
- Dados pessoais: nome e sobrenome, WhatsApp com o código do país (por exemplo +5511955550000), email, data de nascimento e sexo.
- Data de início: desde quando ele treina. Se for uma data futura, a primeira mensalidade é cobrada a partir desse dia; se já passou, a partir de hoje.
- Plano e faixa: o plano (dele sai a primeira mensalidade, proporcional até o fim do mês), o grupo de desconto se tiver, quando a mensalidade é cobrada (como a academia, no dia 1 ou no dia em que entrou), a faixa e os graus.
- Observações internas: só a equipe vê; nunca chegam ao aluno.
- Situação e crédito: para cadastrar alguém que já estava suspenso ou desligado (não é gerada a primeira mensalidade nem são enviadas as boas-vindas), ou que trazia dinheiro a favor.
- Termo de responsabilidade: se a academia pede, o aluno lê e assina com o nome dele.
- Deixe marcado Enviar as boas-vindas e o link e toque em Matricular.
A lista de alunos
Em Alunos você vê quantos estão ativos, suspensos, quanto se deve e quem deve. A lista é filtrada por situação (Ativos, Suspensos, Desligados, Todos) ou por Só quem deve, e dá para buscar por nome. Cada linha tem o plano, a data de início, a situação e a dívida, com os botões para editar, suspender ou desligar.
No alto ficam os atalhos: Copiar link de inscrição, Imprimir carteirinhas, Enviar carteirinhas e Baixar planilha (a lista em CSV, para Excel).
A ficha do aluno
Toque em um aluno para abrir a ficha dele. No alto você vê a presença das últimas semanas e as próximas mensalidades. Embaixo, as abas:
- Perfil: os dados, o plano, a mensalidade, a situação, o termo, a faixa, a conta dele (o que deve ou tem a favor) e a presença: aulas, horas no tatame, quantas por semana comparado com a academia, a última vez e a sequência. Daqui você edita, suspende ou desliga (nada é apagado: a conta e o histórico ficam).
- Pagamentos: as mensalidades e os pagamentos dele, e Adicionar uma cobrança para uma aula particular, um seminário ou uma dívida antiga.
- Presença: as últimas aulas e em quais ele treina mais.
- Documentos: o termo que ele assinou, o extrato da conta em PDF (tudo o que foi faturado e o que ele pagou) e os comprovantes que mandou.
- Conversa: o que ele escreveu pelo WhatsApp, Instagram ou Facebook, com o botão para abrir em Conversas.
Na ficha também fica o Portal do aluno: o link pessoal dele para ver a conta e pagar. Com Gerar link novo e Enviar por WhatsApp você faz o link chegar até ele. Veja O portal do aluno.